Pour un praticien de santé exerçant en libéral, qu’il s’agisse de médecin ou d’IDEL (Infirmier Diplômé d’État Libéral), l'ampleur des tâches administratives inhérentes à son activité peut rapidement entraver le bon développement de son cabinet libéral. En effet, plusieurs études révèlent que de nombreux médecins et infirmiers IDEL tiennent eux-mêmes leur comptabilité et assurent le secrétariat. Si vous êtes vous-même médecin libéral ou infirmier IDEL, vous vous posez certainement la question de savoir comment vous pouvez réduire le temps affecté à la gestion administrative de votre cabinet. Voici quelques solutions simples qui vous permettront de dégager du temps pour votre cœur de métier.
Médecins libéraux : comment dégager du temps pour votre patientèle ?
Que ce soit pour un médecin traitant généraliste ou pour un médecin spécialiste, exercer dans un cabinet libéral — que ce soit seul(e) ou en groupe — ou bien en maison de santé pluriprofessionnelle nécessite une solide organisation. En effet, outre d’assurer une bonne prise en charge de ses patients, le praticien de santé se doit également de s’acquitter de bien des tâches administratives incontournables.
Des tâches de gestion chronophages
Parmi les tâches administratives particulièrement chronophages pour les médecins libéraux, nous citerons, entre autres :
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la prise de rendez-vous ;
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la télétransmission ;
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la comptabilité ;
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la facturation ;
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le protocole de soins de chaque patient ;
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la mise à jour du dossier administratif de chaque patient ;
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le suivi du dossier patient ;
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la gestion du matériel médical ;
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la gestion informatique ;
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la relation avec les confrères spécialistes ou les hôpitaux ;
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la gestion des tiers payants des patients ;
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les contacts avec les caisses d'assurance-maladie, etc.
Une liste loin d’être exhaustive ! Notons d'ailleurs que, selon une étude de la DREES publiée en mai 2019, deux tiers des médecins généralistes exerçant en libéral consacrent en moyenne 5h30 (voire plus de 13 h d’après une enquête de l’IRDES en 2018) aux tâches de gestion de leur cabinet, sur les plus de 50 h de travail qu’ils effectuent par semaine. Heureusement, de nombreuses solutions peuvent aider les médecins libéraux à libérer du temps sur la gestion de leur cabinet médical. En voici quelques-unes.
Solutions pour gagner du temps sur la gestion administrative
En tant que professionnel de santé exerçant en libéral, vous disposez de plusieurs pistes pour vous aider à optimiser l’organisation quotidienne de votre activité médicale, comme de recourir à :
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un secrétariat médical bien formé pour se charger de l’accueil de la patientèle, effectuer le suivi du dossier patient et pour gérer notamment les dossiers médicaux papier, les courriers, la prise de rendez-vous et les comptes rendus médicaux ;
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un télésecrétariat médical, moins cher qu’un secrétaire médical, grâce à une tarification à la carte ;
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un assistant médical tel qu’un(e) infirmier(e) IPA (Infirmier en Pratique Avancée) ou un(e) infirmier(e) ASALEE (Action de Santé Libérale En Équipe). Comparés aux infirmier(e)s diplômé(e)s d'État, ces deux types d’infirmier(e)s disposent de compétences élargies. Vous pourrez ainsi déléguer à votre IPA ou à votre infirmier(e) ASALEE certains actes ou activités médicaux (accompagnement des patients dans leur parcours de soins, etc.) au sein de votre cabinet libéral ;
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la dématérialisation d’un certain nombre de tâches administratives grâce à l’utilisation du service en ligne Ameli Pro ;
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l’externalisation d’un maximum de tâches telles que l’entretien des locaux, la gestion du matériel informatique, ou bien encore la comptabilité ;
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un bon système d'information (ensemble de logiciels médicaux) : messagerie professionnelle, logiciel de tenue de dossier, logiciel de facturation, logiciel de prise de rendez-vous, agenda, etc.
Notons que chaque profession médicale peut avoir à sa disposition un ou plusieurs logiciels qui lui sont spécialement dédiés. C’est ainsi qu’il existe un logiciel pour psychologue libéral, doté de fonctionnalités essentielles touchant notamment à la facturation, au planning médical, à la gestion des dossiers patients, au partage de documents. De quoi leur faciliter la gestion quotidienne de leur patientèle.
Infirmiers libéraux (IDEL) : astuces pour vous libérer de la paperasse
Les médecins libéraux ne sont pas les seuls praticiens de santé exerçant en libéral à disposer d’un certain nombre d’outils leur permettant d’optimiser la gestion de leur cabinet de soins. En effet, les infirmiers libéraux ou IDEL, pour qui l'organisation est aussi une des clés de leur succès, peuvent pour cela utiliser, entre autres :
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un équipement de télétransmission permettant de lire les cartes vitales des patients, de signer des feuilles de soins électroniques, de bénéficier d’une facturation simplifiée et d’un paiement plus rapide, et surtout, de réduire la paperasse au sein du cabinet ;
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un logiciel de partage de données entre collègues du cabinet ;
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un système de facturation Sésam Vitale ;
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un logiciel ou une appli mobile pour infirmier IDEL, lui permettant notamment d’effectuer facilement et rapidement la saisie des ordonnances, des dossiers de soins et des factures.