En matière d'organisation d'événements, s'en tirer avec mille feuilles et tableaux réunis dans un classeur appartient au passé. La gestion d'événements en 2018 est de nature très interactive et toutes les parties concernées (organisateurs, partenaires et invités eux-mêmes) doivent être connectées à tout moment. Il existe de nombreuses options pour la planification d'événements en ligne. Mais lorsque le choix est si large, comment savoir si nous choisissons celle qui répond le mieux aux besoins de notre événement ?
Les plateformes de gestion d'événements ont parfois tellement de fonctionnalités qu'il devient difficile de choisir celle qui offre un équilibre entre les fonctions essentielles et le coût. Nous pensons que vous devriez rechercher certaines caractéristiques clés lors de la sélection de votre plateforme de planification d'événements en ligne. Voici leur liste.
Gestion des participants
Les invités sont au centre de chaque événement et nous commençons notre liste par eux pour cela. La plate-forme de gestion d'événements que vous choisissez doit disposer d'un excellent système de gestion des invités. Et ce, tant pour les interactions avant l'événement que pour les interactions sur place. Nous mentionnons ici des fonctions essentielles telles que la gestion des listes d'invités, les listes d'attente et l'enregistrement. Un enregistrement rapide est justement ce qui rend l'expérience des participants à l'événement positive dès le premier instant où ils y mettent les pieds, c'est-à-dire à l'entrée.
Ticketing
La plupart des organisateurs d'événements s'adressent aux plateformes de planification d'événements en ligne parce qu'ils ont besoin d'un système de billetterie. La billetterie est donc la fonction la plus utilisée dans ce type de plate-forme. Lorsque vous faites votre choix, assurez-vous que le système de billetterie est facile à utiliser pour les invités. Il devrait accepter toutes les principales cartes de crédit, offrir des transactions sécurisées et vous permettre, en tant qu'organisateur, de mettre en place différents types de billets. La possibilité de créer des codes de réduction est une autre caractéristique importante. En outre, une plateforme qui vous permet de vendre non seulement des billets à prix fixe mais aussi des produits dérivés liés à l'événement et de collecter des dons en libre accès serait un choix gagnant.
Intégration sociale et multisite
Votre plateforme de gestion d'événements en ligne devrait être interactive avec les autres éléments de votre présence en ligne. Pour cela, la possibilité d'importer des événements depuis Facebook, par exemple, est une fonction importante. Il est également important de pouvoir inclure votre billet sur d'autres sites (site web de votre entreprise ou sites partenaires).
Marketing
La plupart des plateformes incluent une page web d'événement. La qualité de cette page doit être au centre de vos efforts de marketing web. La page doit être facilement personnalisable avec les éléments de votre marque et doit contenir toutes les informations que les invités et les invités potentiels doivent connaître sur l'événement. Un système d'e-mailing efficace est essentiel pour créer des campagnes de marketing pour votre événement. Une fonction telle que la création de badges peut également devenir un outil de marketing, lorsque le badge peut être personnalisé avec des logos et du texte.
Statistiques et rapports
Être capable de mesurer le succès de votre événement devrait être l'une de vos priorités, et une bonne plateforme de gestion d'événements devrait vous permettre de le faire. Pouvoir visualiser les ventes de billets en temps réel est une condition évidente. Il est également important de pouvoir voir le nombre de fois que la page web de votre événement a été affichée, ou le nombre de courriels d'invitation ouverts. Le fait de permettre aux participants à l'événement d'afficher sur la page de l'événement est également un outil de compte rendu. Vous et les autres parties concernées, comme les sponsors, pouvez voir ce qui s'est réellement passé pendant l'événement à travers les yeux des invités.
Une interface mobile
De nos jours, les organisateurs et les participants à l'événement sont toujours en mouvement. Le planificateur d'événements est en soi un travail dynamique qui se déroule toujours entre les rendez-vous avec les fournisseurs et les visites de sites. D'autre part, la plupart des contenus en ligne étant "consommés" par un smartphone, il est essentiel de disposer d'une plateforme mobile entièrement réactive.
Coût et flexibilité
Choisissez une plateforme qui comprend l'ensemble de fonctionnalités le plus complet possible, sans pour autant grever trop lourdement votre budget. La plupart des services comprennent un paiement de commission calculé sur le prix du billet. Évaluez ensuite différentes options et voyez laquelle offre la fonctionnalité dont vous avez réellement besoin dans votre budget. Lorsque nous parlons de flexibilité, nous faisons référence au fait que vous devriez pouvoir choisir parmi un certain nombre de plans tarifaires en fonction de vos besoins pour un événement donné. Et enfin, cherchez une plateforme qui vous donne un accès instantané aux recettes de la vente de vos billets. Ainsi, vous pouvez utiliser les fonds dans le processus de planification de l'événement dès que les premiers invités ont acheté leurs billets.