La gestion des ressources humaines est un aspect fondamental lorsque l'on veut organiser un événement majeur tel qu'une conférence, un congrès médical ou un événement public de grande envergure.
Dans l'article précédent, j'ai approfondi les 4 phases d'organisation dans lesquelles se compose la planification d'un événement bien structuré et la sélection et la gestion du personnel à impliquer fait partie de la première phase, celle de la planification générale.
En pratique, il s'agit de déterminer qui sont les personnes qui se consacreront à l'événement, en définissant précisément les tâches et le temps qu'elles devront fournir. Tout cela en tenant compte des compétences spécifiques de chacun.
En particulier, chaque personne doit se voir attribuer des tâches spécifiques et des domaines de responsabilité éventuels. Cela permettra de comprendre si des personnes supplémentaires sont nécessaires et comment les trouver en temps voulu.
La feuille de route
L'organisation des ressources humaines est étroitement liée à ce que l'on appelle généralement "la feuille de route", c'est-à-dire la planification détaillée des différentes activités, avec leur calendrier, nécessaires pour atteindre l'objectif : arriver prêt et préparé pour le jour de l'événement !
Généralement, pour la gestion de cette phase, nous utilisons des programmes de gestion spécifiques qui permettent de planifier avec précision et surtout de garder le budget sous contrôle.
Les logiciels les plus modernes offrent vraiment une aide précieuse, mais quand il s'agit d'organiser le personnel, l'expérience du professionnel fait toute la différence ! En fonction de la complexité de l'événement, il faudra en effet sélectionner le personnel adéquat, tant en termes de compétences que d'effectifs, puis organiser l'équipe de manière à ce que chacun puisse faire son travail de la meilleure façon possible.
En pratique, la feuille de route consiste à esquisser tout ce qu'il y a à faire, en commençant quelques mois avant la date fixée pour l'événement (généralement 6 mois). Cela permet de fixer des objectifs initiaux, intermédiaires et finaux, individuels ou collectifs. Imaginons, par exemple, un calendrier simple dans lequel sont énumérées les activités à réaliser, leur calendrier et le nom de la personne responsable de leur mise en œuvre. Un tableau détaillé, avec les rôles et les tâches de chacun, permet de vérifier la bonne exécution du travail et éventuellement de "corriger le pitch" avant qu'il ne soit trop tard.
Le moyen le plus simple de réaliser ce document est d'utiliser un tableur. Cet outil est idéal en raison de sa flexibilité et de sa facilité d'utilisation, même pour les non-experts.
Gestion du personnel
La planification parlée précédemment nous permet également de contrôler les performances de l'équipe de travail et, si nécessaire, de prendre des mesures opportunes pour résoudre tout problème.
Remplacer le groupe de travail en itinérance, sauf en cas d'urgence ou d'épisodes d'inefficacité grave, est une erreur de débutant qui peut être évitée avec une capacité organisationnelle adéquate.
Une technique efficace consiste à identifier les macro-zones de responsabilité à attribuer à une personne de contact qui aura pour tâche de coordonner le personnel et d'atteindre l'objectif.
Voici quelques exemples de domaines de responsabilité qui peuvent être identifiés en fonction de l'événement:
Chaque étape doit être bien définie et toute l'équipe d'organisation doit être consciente de la succession des actions nécessaires au succès de l'événement.
Si le recours à du personnel externe est prévu en tant qu'hôtesses, personnel de sécurité, personnel de garde-robe, il est bon de ne pas oublier de les informer également sur les tâches.
Une suggestion est de prévoir à cet effet une réunion pour illustrer le rôle réel de chaque personne au sein de l'événement.
En outre, la gestion de la présence des invités et des orateurs ne doit pas être oubliée. Il est nécessaire d'identifier à temps qui va être impliqué. Ceci afin d'envoyer l'invitation en temps utile pour clarifier la disponibilité.
L'outil fondamental pour une direction optimale est le calendrier détaillé de l'événement, qui indique pour chaque instant la personne de contact, l'heure, la date de début et la durée réelle de chaque action.
Chaque membre du personnel de l'organisation doit avoir une copie du calendrier, avec la liste des noms et le numéro de téléphone portable des collègues. De cette façon, tout le monde sera facilement disponible en cas de besoin.
Direction et leadership
Pour que tout se déroule efficacement, il est important qu'il y ait un directeur pour coordonner l'événement dans son ensemble.
C'est un aspect crucial à la fois pour une gestion efficace du personnel et pour le succès d'un événement et devrait être effectué par ceux qui ont les compétences professionnelles nécessaires et une expérience organisationnelle avérée.
C'est un aspect crucial à la fois pour une gestion efficace du personnel et pour le succès d'un événement.