Dans le cadre du travail, de nombreux collaborateurs sont souvent amenés à effectuer de nombreux déplacements tout au long de leur journée, c’est notamment le cas des commerciaux par exemple qui doivent se rendre à différents rendez-vous ou encore effectuer du démarchage.
Si parfois ce sont des véhicules prêtés par la société ainsi qu’un moyen de paiement professionnel qui sera mis en place pour gérer les frais liés à ces déplacements, certains devront parfois utiliser leur propre véhicule et prendre les frais de carburant à leur charge. Alors dans quel cas peut-on exactement se faire rembourser ses frais kilométriques, et comment peut-on procéder ? Réponses !
Les frais kilométriques, c’est quoi ?
Les frais kilométriques sont les dépenses engendrées lors de l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles. L’employeur va alors pouvoir rembourser son collaborateur pour ces frais. Il faudra donc commencer par calculer les frais kilométriques et le remboursement sera effectué selon un barème mis en place selon l’administration fiscale. Ce ne sont donc pas les dépenses effectuées à la pompe à essence qui sont remboursées, mais bien les kilomètres parcourus à des fins professionnelles pour faire la distinction avec ceux parcourus à titre personnel.
Les frais de déplacement prennent généralement en compte le nettoyage, l’achat de nouveaux pneus, l’assurance annuelle du véhicule et les dépenses de carburant. Cela ne veut pas dire que ces dépenses seront prises en charge dans le remboursement de ses frais de déplacement, mais que ce sont des facteurs qui vont influencer le montant du remboursement qui sera perçu.
Comment calculer ses frais de déplacement ?
Lorsqu’un déplacement est nécessaire dans le cadre du travail et entraine l’utilisation de son véhicule personnel, les kilomètres parcourus devront être relevés pour ensuite effectuer un calcul pour enfin passer au remboursement des frais de déplacement. Cela est un peu plus complexe que le remboursement des notes de frais qui se feront sur simple présentation des factures. Heureusement, il existe aujourd’hui des applications qui vont permettre de simplifier le calcul et le remboursement des frais de déplacement. L’application Expensya propose par exemple d’ajouter son véhicule en quelques clics sur la plateforme, d’y entrer l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée, le nombre de kilomètres à parcourir et également le nombre de trajets effectués.
L’application va alors permettre de calculer l’exactitude des informations données et également de choisir entre le barème proposé par l’URSAFF pour le calcul des frais ou d’opter pour un barème personnalisé. La gestion du remboursement se fera alors beaucoup plus rapidement et il sera possible pour l’employé comme le dirigeant de gérer le paiement des frais kilométriques avec beaucoup plus de facilité.
Et pour les autres frais ?
Lors de déplacements, il n’est pas rare que d’autres frais soient engendrés ce sera notamment le cas si l’on est amené à prendre les transports en commun, si l’on doit se restaurer ou encore dormir une ou plusieurs nuits sur les lieux. Autant de dépenses qui constitueront des notes de frais puisque ces dépenses ont dû être faites dans le cadre professionnel.
Expensya sera encore une fois particulièrement adaptée à la gestion des frais de déplacement puisque sa polyvalence va également lui permettre de rapidement scanner les factures permettant de prouver le montant des dépenses et de mettre en place le remboursement de ces dépenses professionnelles. C’est d’ailleurs très certainement la polyvalence et l’efficacité de cette application qui lui permet de rencontrer un si grand succès (un article sur le sujet ici). Opter pour ce type d’application de gestion permettra donc de gérer les remboursements beaucoup plus facilement, mais aussi de garder un œil sur les dépenses professionnelles effectuées.