Le budget est la traduction économique (financière) d’un programme. Il synthétise sous un aspect prévisionnel les recettes et dépenses attendues. Le budget prendra en compte les variations d’activité possibles, de consommation … Il prendra donc en considération l’ensemble des informations disponibles aussi bien internes (valorisation salariale …) qu’externes (hausse de prix des matières premières…).
Des budgets au budget
Le budget, comme nous avons l’habitude de l’entendre, nait en fait de l’accumulation des plusieurs budgets. Parmi lesquels :
- le budget des ventes;
- le budget de production;
- le budget des achats;
- le budget de trésorerie …
Le budget est donc la somme de plusieurs budgets prévisionnels. On parle alors de liasse budgétaire.
En règle générale, il se basera sur l’année même si, pour un pilotage performant, il peut être mensualisé. Parfois, il sera pluriannuel (… lorsque un projet important sera mis en place).
Le cycle budgétaire
Plan et budget
Le plan ou encore la planification budgétaire est la première étape dans le cycle budgétaire.
Le plan stratégique reprend généralement des informations telles que la situation économique, les variations attendues (réglementaires …), l’évolution du marché ou encore les objectifs …
Le plan est retourné aux responsables des unités qui gèrent au quotidien l’entreprise.
En fonction des orientations stratégiques, les responsables des diverses composantes de l’entreprise déclinent leur budget propre (commercial, production …). En décentralisant aux unités la construction budgétaire, la direction fait du budget un contrat qui engage, en définitive, les responsables des structures : ceci sera d’autant plus vrai dans une entreprise importante de type conglomérat. A l’inverse, une structure plus modeste sera amenée à proposer, au travers du budget, un travail d’avantage collaboratif.
Cette période d’anticipation et élaboration s’étend entre septembre et octobre de l’année n-1.
L’harmonisation budgétaire
Si courant octobre, chaque unité de l’entreprise est amenée à décliner au sein de sa structure son propre budget, il est temps en novembre de procéder à des ajustements entre les différentes unités afin de garantir une harmonie. En effet, les budgets (commercial, marketing, production …) peuvent être divergents voire conflictuelles. Ainsi, des « allers-retours » entre les composantes de l’entreprise s’instaurent : c’est le temps de la navette budgétaire. Souvent, cette période est coordonnée par le service financier. A ce stade le contrôleur budgétaire met en place des contrôles de cohérence : ils ont vocation à mettre en évidence les incohérences. Les « copies » sont par la suite retournées aux responsables des structures, elles reviennent avec les ajustements nécessaires (ce processus peut être renouvelé à plusieurs reprises).
L’adoption définitive du budget
Avant le début de l’exercice, le budget doit être arrêté. C’est donc en décembre, que de l’harmonisation budgétaire, le budget définitif sera adopté. Il est le produit du compromis des responsables : si ce compromis n’eut été trouvé lors de la phase d’harmonisation, la direction générale aura arbitrée.
Suivi budgétaire et contrôle de gestion
Cette étape se déroule dès le début de l’exercice budgétaire. Le contrôleur de gestion met en place des outils de gestion adéquates (tableau de bord, reporting, indicateurs …) : ils auront vocation à suivre les activités, analyser les écarts au regard du budget définitif. Ce contrôle budgétaire passe par la mise en place de solutions correctrices.